7 tipov: Ako archivovať dokumenty

S novým rokom prichádzajú na rad nielen nové predsavzatia, ale aj pravidelná inventúra, každoročná archivácia a likvidácia dokumentov s končiacou archivačnou lehotou. Viete ale ako na prípadnú skartáciu dokumentov alebo ako dlho dokumenty archivovať? V článku sa dočítate nielen ako archivovať a skartovať Vaše dokumenty, ale aj ako si ich efektívne uložiť tak, aby Vám pri práci neprekážali a Vy ste vždy vedeli, kde potrebné dokumenty hľadať.

Archivácia

Archivácia a triedenie dokumentov je činnosť, ktorá síce vyzerá ľahko, ale v prípade zlého kroku môže mať fatálne následky. Pozor si dajte najmä na ich platné archivačné lehoty, po ktoré je nutné dokument ukladať.

Začiatok archivačnej lehoty začína bežať vždy od 1. Januára nasledujúceho roku po spúšťacej udalosti (napr. vybavenie dokumentu, podpísanie obchod.zmluvy, uzavretie spisu). Konce archivačných lehôt sú odlišné pre rôzne typy dokumentov. Odporúčame preto vždy sledovať aktuálnu podobu noriem. Pri ich nesplnení by Vás totiž mohla čakať pokuta. Do triedenia, archivácie a prípadnej likvidácie dokumentov sa preto pustite iba v prípade, že poznáte presný postup.

TIP:Pri archivácii si dávajte taktiež pozor na vyblednutie účteniek. Vytvorte si radšej ich kópie, ktoré spojíte s originálom. Odporúčame aj vytvorenie kópií či uloženie dokumentov navyše aj v digitálnej verzii. Pri elektronickej archivácii však pozor tiež na jej špecifické pravidlá.

1.Vytvorte si kôpky

Vďaka zavedenému archivačnému systému zaistíte nielen hladký chod svojho spisového systému, ale zefektívnite aj svoj pracovný postup, znížite stres a zvýšite aj svoju produktivitu a duševnú pohodu. Všetko bude mať svoje miesto a Vy sa už nebudete musieť prechádzať kanceláriou so zavalenými papiermi. V prvom kroku začneme s roztriedením dokumentov do počiatočných kôpok. Odporúčame si vytvoriť napríklad 3 kôpky, do ktorých budete postupne zaraďovať dokumenty, ktoré Vám prídu pod ruku. Kôpky môžete rozdeliť napríklad ako: skartovať – uchovať dočasne – archivovať.

V jednotlivých kôpkach môžete ďalej dokumenty triediť podľa abecedy, chronologicky alebo podľa kategórie a dôležitosti. Dokumenty patriace do rovnakej kategórie alebo do rovnakého spisu môžete následne spojiť dohromady pomocou zošívačky, viazacieho stroja poprípade umiestniť do prospektových plastových obalov, ktoré nielen chránia dokumenty, ale zjednodušujú aj ich prípadnú archiváciu.

2. Vyradenie nepotrebných dokumentov

Po uplynutí archivačnej doby alebo pri vyraďovaní nepotrebných dokumentov prichádza na rad ich prípadná likvidácia, pri ktorej je nutné zohľadniť povahu citlivosti uvedených informácií v súbore. Dokumenty bez citlivých údajov, môžete použiť napríklad v rámci recyklácie na ďalšie použitie vo firme.

Pri citlivých dokumentoch je nutné dbať na ochranu identity, a preto je najvhodnejším variantom ich skartácia pomocou skartovačky. Pri skartácii však pozor na skartačné znaky jednotlivých dokumentov, skartácia niektorých dokumentov totiž vyžaduje aj skartačné povolenie. Podrobný výpis skartačných znakov jednotlivých dokumentov definuje typový skartačný register.

3. Zvyšok uložte do šanónov či archivačných boxov

Aktívne súbory, ktoré sa často využívajú, odporúčame umiestniť do praktických šanónov alebo zakladačov na dokumenty, ktoré sú základnou výbavou pre uloženie formátov A4 aj A5. Budete tak mať všetky potrebné materiály pri sebe a ľahko ich v budúcnosti nájdete. Alternatívou k šanónom a zoraďovačom, sú následne uzavreté archivačné boxy, vďaka ktorým udržíte dlhodobo od svojich archivovaných dokumentov ďalej prach, hmyz aj vlhkosť.

TIP: Pri pákových zakladačoch sa zamerajte aj na šírku ich chrbta.

4. Nezabudnite aj na ich popis a označenie

Základom každej správnej organizácie je všetko náležite označiť a popísať, podľa rozmerov zakladača. Na krabici či chrbte zložky a šanónu uveďte nielen obsah krabice, ale aj dátum. Odporúčame uviesť skôr dátum skartačnej lehoty ako dátum uloženia. Čo sa následne s dokumentmi stane napríklad po uplynutí archivačnej lehoty, môžete na zakladač označiť písmenami.

TIP: Na označenie môžete využiť nielen fixy, popisovače a zvýrazňovače, ale efektívne je aj nalepenie predtlačených štítkov a etikiet. Na šanóny môžete uviesť aj špecifické kódy kategórií pre lepšiu orientáciu alebo si ich zoradiť jednoducho pomocou farieb.

5. Aktívne dokumenty uložte bližšie k stolu

Pokiaľ už máte všetko roztriedené do šanónov a popísané, môžete veci skladať do príslušného nábytku. Dokumenty, ktoré využívate veľmi často alebo sa k nim v budúcnosti hodláte vrátiť, odporúčame umiestniť blízko Vášho pracovného stola. Využiť môžete napríklad police a priehradky na stôl, ktoré slúžia na krátkodobé uloženie a správu dokumentov s maximálnym rozmerom A4. Vďaka šikovnému tvaru priehradky ľahko umiestnite priamo na Váš písací stôl. Budete ich tak mať vždy po ruke.

Blízko stola môžete umiestniť aj zásuvkové kartotéky, ktoré zaistia elegantné schovanie dlhodobejších dokumentov. Do zásuvkových kartoték odporúčame umiestniť nielen predpísané závesné zložky, ale aj závesné dosky, ktoré Vám pomôžu prehľadne oddeliť závesné zložky vo vnútri zásuvky. Dokumenty tak budete mať prehľadne organizované a vďaka centrálnemu zamykaniu aj v bezpečí.

6. Praktické riešenie pomocou regálov

V prípade, keď pracujete v účtovnej firme alebo máte súbory umiestnené v uzavretých škatuliach, odporúčame na uloženie využiť otvorené archivačné regály na šanóny s pevnou konštrukciou. Do regálov môžete uložiť nielen aktívne využívané šanóny, ale aj uzavreté archivačné boxy, ktoré Vám zaistia odolnosť proti pôsobeniu kolesa času aj sadaniu prachu na dokumenty. Otočné regály potom ocenia najmä tí z Vás, ktorí pri archivácii hľadajú veľký úložný priestor pre svoje šanóny, ale v kancelárii nemajú príliš voľného priestoru.

7. Elegantná úschova šanónov

Pokiaľ si naopak nechcete kaziť jednotný dizajn miestnosti pohľadom na šanóny, môžete k ich elegantnému úkrytu využiť kovové či drevené policové skrine aj spisové skrine rôznych rozmerov, ktoré vrátane ochrany šanónov pred prachom ponúkajú aj centrálne zamykanie s vysokou nosnosťou. Napríklad elegantné skrine s dverami BLOCK ponúkajú nielen dostatok úložného priestoru, ale sú aj bez úchytiek teda skvele zapadnú k existujúcemu nábytku.

V prípade, keď potrebujete archivovať výkresy či dokumenty vyššie ako formát A5 a A6 odporúčame Vám na ich archiváciu výkresové skrine určené až pre formáty A0. Výkresové skrine umožňujú rozdelenie pomocou deliacich priečok a sú tiež plne uzamykateľné.

Tip záverom:  Veľmi dôležité dokumenty majte pekne pod zámkom

V každej organizácii sa nájdu dokumenty, ktoré by sa za žiadnu cenu nemali poškodiť a ich nahradenie či strata by mala vážne dôsledky. Na ich uloženie môžete využiť archivačné alebo trezorové skrine, ktoré sú nielen vybavené trezorovým zámkom, ale zaisťujú aj odolnosť proti prípadnému požiaru.