9 tipov: Ako byť viac produktívny [ľahko a rýchlo]

Máte pocit, že nestíhate všetko, čo by ste chceli? Nepodávate najlepší výkon a nedosahujete požadované výsledky? Prinášame Vám 9 tipov, s ktorými zvýšite nielen svoju produktivitu, ale zbavíte sa aj nadmerného stresu a získate navyše aj voľné chvíle pre svoje obľúbené aktivity.

Pri vykonávaní našich činností hrá hlavnú úlohu cieľ našich aktivít. Chceme byť čo najviac produktívny, podať najlepší výkon a dosiahnuť výborné výsledky. Produktivita práce určuje, aké výsledky odovzdáme v stanovenom čase a koľko toho za daný čas stihneme. V rámci produktivity práce meriame teda svoje výstupy a vstupy. Výsledné výstupy by potom v rámci produktivity práce mali mať vždy samozrejme väčšiu hodnotu ako naše vstupy.

Prvým krokom k väčšej produktivite je najmä efektívne plánovanie Vášho času. Vedeli ste, že 1 minúta plánovania Vám ušetrí až 10 minút práce? Môžete si napríklad vždy v nedeľu k večeru sadnúť a spísať si všetko dôležité, čo potrebujete za nadchádzajúci týždeň stihnúť. Využiť na to môžete napríklad diár, poznámkový blok alebo popisovaciu tabuľu.

Efektívne plánovanie Vášho času Vám pomôže nielen si roztriediť Vaše priority, ale aj energiu. Nikdy ale neplánujte svoj čas na 100%, naplánujte si vždy cca aspoň 60% dňa, teda asi 5 hodín. A prečo vlastne plánovať svoj deň?

• Budete mať väčšiu disciplínu
• Naučíte sa organizovať svoj čas a úlohy
• Nakopne to Vašu produktivitu
• Zbavíte sa nadbytočného stresu
• Získate viac času na odpočinok a ďalšie aktivity

Náš tip: Počas plánovania si rovno nastavte pripomienky s termínmi do telefónu, alebo na počítači. Budete tak mať vždy prehľad o všetkých dôležitých aktivitách, ktoré ste si naplánovali a nič nezmeškáte.

Teraz je čas určiť, ktoré úlohy sú najdôležitejšie, neodkladné a ktoré z nich môžu určitú chvíľu počkať. Vytvorte si zoznam (TO-DO list) všetkých úloh za dané obdobie (deň, týždeň). Pri písaní zoznamu odporúčame dodržiavať pravidlo 5 minút – položky, ktoré Vám zaberú menej ako 5 minút zo zoznamu ihneď vyškrtnite. Urobte ich rovno. Následne ku každej zo zvyšných úloh priraďte jej prioritu. Budete tak vedieť, ktoré úlohy sú neodkladné a ktoré môžu počkať.

Na organizáciu zoznamov termínov, úloh alebo dlhodobých projektov môžete využiť napríklad Eisenhowerovu maticu, ktorú si môžete zakresliť do diára, poznámkového bloku, alebo ak sa väčšinu dňa pohybujete na jednom mieste na plánovacej tabuli, ktorú budete mať denne na očiach.

K väčšej produktivite je tiež vhodné mať aj nastavené každodenné návyky, ktoré vyhovujú presne Vašim potrebám. Môžete si ich vytvoriť aj krôčik po krôčiku. Vytvorte si napríklad základné pravidlá pre svoju večernú či rannú rutinu. Stanovte si napríklad časy, kedy si pôjdete zabehať, strávite čas s rodinou, alebo si vypočujete odborný podcast a nasledujte ich. Môžete sa zo začiatku v rámci rutiny aj motivovať rôznymi odmenami.

Každodenná rutina Vám pomôže byť efektívnejšími, menej o sebe pochybovať a znížiť aj mieru stresu. Budete navyše pánom svojho času a umožní Vám aj lepšie rozpoznať svoj biorytmus a tiež, aké úlohy v danej dobe je dobré zvládnuť. Sústredí sa Vám najlepšie ráno? Nenechajte sa pri práci vyrušovať a pokúste sa toho stihnúť čo najviac práve v tomto čase.

Náš tip: Na nerušenú prácu pri stole v openspace kancelárii práve v dobe Vášho produktívneho času môžete využiť tiež napríklad  akustické steny, ktoré navyše využijete aj ako nástenku na pripichnutie dôležitých termínov úloh a schôdzok.

Vedeli ste, že keď nás niečo vyruší od úlohy, na ktorej pracujeme, trvá nám skoro 25 minút, kým sa do nej znovu ponoríme? Neustále kontrolovanie e-mailu ruší Vašu pozornosť. Vyhraďte si preto na kontrolu Vašej e-mailovej schránky stanovené časy, ideálne 3x denne. Poštu tiež čítajte až budete v kancelárii, nie skôr. Ideálnym časom na čítanie e-mailov je napríklad ihneď ráno, po obede či koncom dňa. Potom už len sledujte, čo to urobí s Vašou efektivitou a produktivitou.

Aj keď máte plno pracovných povinností a schôdzok je dodržiavanie pravidelných aktívnych prestávok tiež veľmi dôležité a pri niektorých prácach aj dokonca povinnosťou. Skúste sa preto napríklad každých 40 minút zdvihnúť, rozhýbať svoje telo alebo prejsť po miestnosti. V prípade ak vlastníte výškovo nastaviteľný stôl môžete na chvíľu vymeniť prácu v sede za prácu v stoji.

Náš tip: Nastavte si svoj pracovný stôl presne podľa Vašej výšky a preferencií. Predídete tak nielen zdravotným problémom, ale zvýšite aj svoju výkonnosť a efektivitu. Striedaním práce v sede a postojačky navyše podporíte aj svoj aktívny pohyb počas sedavého zamestnania.

Ďalším tipom ako zvýšiť svoju produktivitu, je tiež prestať s multitaskingom alebo robením viacerých vecí naraz. Pokiaľ totiž skáčeme od úlohy k úlohe trvá nám o 50 % dlhšie úlohy dorobiť. U každého človeka sa multitaskingu samozrejme darí inak. Niektorí ho zvládajú s prehľadom, avšak podľa výskumov ich je iba 2,7 % z celkovej populácie. Naopak väčšine populácie multitasking škodí a ich produktivita práce môže klesať až o 40 %.

Pokiaľ aj napriek tomu od neho nemôžete upustiť, prinášame Vám niekoľko tipov, ako ho aspoň zmierniť. Skúste sa vždy na pár chvíľ odpojiť od sociálnych sietí, upratať si pracovné miesto, spísať úlohy na daný deň. Zbavíte sa tak pocitu neznáma a úzkosti. Veľkým pomocníkom je aj robiť si napr. 5 minútové prestávky vždy po 25 minútach (viď aplikácia Flat Tomato).

Po splnení každej z naplánovaných úloh sa vždy odmeňte. Vyčleňte si napríklad určitý čas na premýšľanie, zdravú desiatu, vypočutie podcastu alebo si prečítajte článok z odborného časopisu. Rozviniete tým tak nielen svoje myšlienky pre ďalšiu úlohu, ale udržíte navyše aj krok s trendmi z odboru a naučíte sa niečo nové.

Zlý zdravotný stav, nesprávna životospráva a nedostatok spánku spôsobuje únavu, sme dôsledkom toho menej produktívni a nesústredíme sa tak, ako by sme mali. Jedlo a dobré zdravie je skrátka alfou i omegou všetkého, čo robíme, a to isté platí aj o našom spánku. Priemerný dospelý človek by mal navyše spať ideálne v priemere 6-7 hodín denne. Snažte sa preto brať ohľad aj na tieto faktory.

Posledným tipom, ale nemenej dôležitým na zvýšenie Vašej efektivity a produktivity je dodržiavanie poriadku vo Vašom pracovnom priestore. V chaose je človek v strese a ťažko sa mu tak premýšľa. I (ne)poriadok tak ovplyvňuje mieru našej koncentrácie a produktivity. Vyprázdnite si preto poštovú schránku od prebytočných e-mailov alebo si upracte Váš pracovný stôl. Z čistého stola a upratanej schránky budete mať nielen radosť, ale bude sa Vám aj lepšie pracovať.