9 tipov: Ako zvládnuť viac projektov naraz

Tiež sa niekedy cítite, že nemáte cez deň toľko času, koľko by ste potrebovali na zvládnutie všetkých povinností a úloh, ktoré Vás v ten deň čakajú? Každý z nás máme bohužiaľ k dispozícii denne iba 24 hodín. Ako je ale možné, že jeden toho zvládne za deň podstatne viac ako druhý? Odpoveďou na túto otázku je správne nastavený time management.

Prinášame Vám 9 tipov, ako zvládnuť prácu na viacerých projektoch naraz za pomoci nielen správneho time managementu, ale dozviete sa aj aké dôležité je plánovanie, ako na efektívnej komunikácii či napríklad ako správne dohovoriť termín odovzdania projektu.

Time management čo to je

Time management je proces, ktorý v sebe spája nielen plánovanie, ale aj organizovanie Vášho času do rôznych čiastkových aktivít tak, aby ste ho nielen využívali efektívne, ale postupne sa naučili určovať svoje priority a stanoviť si ciele, ktoré sa naučíte dosahovať.

Odmenou za Vaše úsilie Vám potom bude nielen zlepšenie pracovnej produktivity a efektivity, ale pocit kontroly povedie aj k zmierneniu stresu, lepšej profesijnej reputácii a zvýšeniu šancí na rýchlejšie dosiahnutie životných i kariérnych cieľov. Ako na time management ľahko a jednoducho?

Začnite podrobným plánovaním

Prvým krokom k efektívnemu nastaveniu Vášho time managementu a zároveň jeho základným kameňom je efektívne plánovanie. Mapujte skrátka všetko, čo chcete v osobnom aj kariérnom živote dosiahnuť v jednotlivých týždňoch a mesiacoch. Pamätajte ale, že Vaše plány by mali byť vždy realistické, špecifické, merateľné a zároveň časovo ohraničené, tak aby bolo vo Vašich schopnostiach ich naplniť.

Pre väčší prehľad si všetky svoje plány môžete vypísať napríklad do excelovskej tabuľky alebo prehľadne na plánovacej tabuli, ktorú si môžete umiestniť nad pracovný stôl. Vďaka tomu budete mať navyše svoje plány aj kedykoľvek na očiach.

Určite si poradie jednotlivých úloh

Rôzne projekty, znamenajú vrátane rôznych zadaní aj rôzne časové plány, míľniky a deadliny. Aby ste sa v nich nestratili, je potrebné nastaviť Vašim TO DO listom prehľadný poriadok, podľa ktorého pôjdete. Snažte sa nielen rozvrhnúť čo, kedy a kde budete robiť, ale aj určiť, ktoré úlohy sú viac dôležité ako tie ostatné a ktoré sa naopak veľmi ponáhľajú.

Skvelou pomôckou Vám k tomu môže byť napríklad Eisenhowerova matica, pomocou ktorej si Vaše úlohy, projekty a termíny rozvrhnete do 4 kvadrantov podľa ich dôležitosti a naliehavosti.

Pokiaľ máte už všetko spísané, vznikne Vám tak prehľadný časový plán, pri ktorom budete presne vedieť, že sú v ňom obsiahnuté nielen všetky termíny, ale aj Vaša schopnosť ich dosiahnuť. Ide o veľmi zásadné a strategické rozhodnutie, preto si na tento proces vyhraďte naozaj dostatok času aj pokoja.

Rešpektujte vytvorený zoznam

Pokiaľ ste si už stanovili ciele, ktoré by ste radi splnili a vytvorili pre nich potrebný jazdný plán držte sa ho. Snažte sa do harmonogramu následne čo najmenej zasahovať a meňte časový harmonogram naozaj len v tých najnutnejších prípadoch.

Sústreďte sa na prítomný okamih

Pri práci na projekte sa vždy venujte iba danému projektu či úlohe. Neodbiehajte a nepreskakujte medzi projektmi. Multitasking síce môže byť naozaj malú chvíľu efektívny, ale inak sa jedná naozaj o cestu nestíhajúceho pekla, s ktorou ďaleko nedôjdete. Povedie to iba k zníženiu Vašej produktivity. Vždy sa snažte byť myšlienkami v prítomnosti so svojimi súčasnými úlohami a neodbiehajte s nimi k ostatným projektom či notifikáciám na telefóne.

Komunikujte efektívne

Pri práci v rôznych tímoch a na rôznych projektoch, je ďalším stavebným kameňom vedľa plánovania a organizácie, tiež efektívna a pravidelná komunikácia medzi členmi tímu. Musíte si navzájom veriť a nepracovať každý za seba, navzájom totiž na sebe v danom projekte závisíte a môžete si tiež navzájom pomôcť. Mali by ste tak vnímať energiu v danom tíme a pokúsiť sa ju čo najviac prispôsobiť.

Efektívna komunikácia súvisí aj so správou Vašej e-mailovej schránky. Vedeli ste, že keď nás niečo vyruší od úlohy, na ktorej pracujeme, trvá nám skoro 25 minút, kým sa do nej znovu ponoríme? Neustále kontrolovanie e-mailu ruší Vašu pozornosť. Vyhraďte si preto na kontrolu Vašej e-mailovej schránky stanovené časy, ideálne 3x denne.

Všetko si zapisujte

Máte toho v hlave veľa a občas sa Vám stane, že plne zabudnete, pri čom ste minule v projekte skončili, alebo čo bolo presne náplňou poslednej schôdzky na projekte? Tvorte si rozsiahle poznámky a zapisujte si všetky dôležité úlohy, plány aj časové rozvrhnutie jednotlivých činností do jednotlivých súborov či príručného poznámkového bloku.

Sľubujte menej, doručte viac

Pri dohováraní termínu ukončenia projektu či odovzdania práce počítajte vždy s časom navyše. Nikdy neodovzdávajte iba časť rozpracovanej práce či polovicu nedokončeného projektu. Radšej si vezmite deň či dva naviac a poriadne projekt a prácu dokončite. Pamätajte vždy na Hofstadterovo pravidlo time managementu, ktoré znie, že Vám všetko vždy zaberie viac ako očakávate.

Náš tip: Odporúčame preto pri plánovaní konca projektu vziať do úvahy aj tie najhoršie scenáre, ktoré môžu nastať a ktoré by mohli zabrzdiť Vašu prácu a pridať pri rokovaní k dátumu dokončenia projektu približne napríklad cca 20% času.

Investujte do kvalitného kancelárskeho vybavenia

Už sa Vám niekedy stalo, že sa Vám s blížiacim sa termínom odovzdania práce zasekla tlačiareň, pokazila laminovačka alebo zamrzol počítač? Predíďte týmto komplikáciám tým, že investujete do kvalitného kancelárskeho vybavenia a kancelárskej techniky, ktoré Vám vydržia dlhé roky ako nové a na ktoré sa môžete v prípade núdze spoľahnúť. Hoci môže byť počiatočná investícia vyššia, nakoniec ušetríte, a to nielen peniaze.

Tip na záver: Za dobre odvedenú prácu sa vždy odmeňte

Stihli ste všetko, čo ste si naplánovali a možno aj niečo naviac? Odmeňte sa! Či už napríklad sladkou dobrotou, dobrou kávou alebo chvíľkou pre seba alebo spoločne stráveným časom s rodinou. Ak sa naučíte za dobré výkony odmeňovať, získate vrátane dobrého pocitu aj potrebnú motiváciu na plnenie ďalších úloh.